Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Своевременность документального оформления фактов хозяйственной жизни». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В условиях пандемии новой коронавирусной инфекции широко применяемой мерой по борьбе с распространением инфекции является перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы. Такой режим предполагает изменение подходов к работе с документами, в том числе изменение порядка оформления в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Рекомендация Р‑113/2020‑КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» содержит положения, применение которых позволяет эффективно организовать документальное оформления фактов хозяйственной жизни в условиях удаленного режима работы персонала организации.
Вместе с тем перевод сотрудников организаций на удаленный режим работы в 2020 году осуществлялся в экстренном порядке. В связи с этим большинство организаций не имели возможности осуществить необходимые мероприятия по изменению принятого в организации документооборота и надлежащим образом наладить другой порядок.
В результате организации столкнулись с ситуацией невозможности или затруднительности выполнения требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Между тем организации готовы выполнить эти требования позднее, когда карантинные условия будут сняты или смягчены, либо организация внедрит другой порядок документооборота, адаптированный к удаленному режиму работы сотрудников.
В этой связи возникает вопрос о своевременности документального оформления фактов хозяйственной жизни для их регистрации в бухгалтерском учете.
Состав бухгалтерских регистров
Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ).
Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Выбор организация делает сама.
Перечень регистров бухгалтерского учета для Учетной политики является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63, Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):
| Наименование регистра бухгалтерского учета | Кредитуемый счет бухгалтерского учета |
| Журнал-ордер № 1 | 50 «Касса» |
| Журнал-ордер № 2 | 51 «Расчетные счета» |
| Журнал-ордер № 3 | 55 «Специальные счета в банках» |
| Журнал-ордер № 4 | 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» |
| Журнал-ордер № 6 | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» |
| Журнал-ордер № 7 | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» |
| Журнал-ордер № 8 | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 79 «Внутрихозяйственные расчеты» |
| Журнал-ордер № 10 | 20 «Основное производство»; 21 «Полуфабрикаты собственного производства»; 23 «Вспомогательные производства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 96 «Резервы предстоящих расходов»; 97 «Расходы будущих периодов» |
| Журнал-ордер № 11 | 40 «Выпуск продукции (работ, ; 43 «Готовая продукция»; 45 «Товары отгруженные»; 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 90 «Продажи» |
| Журнал-ордер № 12 | 86 «Целевое финансирование» |
| Журнал-ордер № 13 | 01 «Основные средства»; 02 «Амортизация основных средств»; 80 «Уставный капитал» |
| Журнал-ордер № 15 | 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; 98 «Доходы будущих периодов»; 99 «Прибыли и убытки» |
| Журнал-ордер № 16 | 07 «Оборудование к установке»; 08 «Вложения во внеоборотные активы» |
При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.
Новый закон о бухгалтерском учете
С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), который внес существенные изменения в требования к ведению бухгалтерского учета в России.
Напомним, что действие Закона № 402-ФЗ распространяется на экономические субъекты, к которым, в частности, относятся коммерческие и некоммерческие организации, индивидуальные предприниматели и лица, занимающиеся частной практикой, а также находящиеся на территории РФ филиалы и представительства иностранных и международных организаций.
Согласно положениям нового Закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ, изменены понятие объектов бухгалтерского учета, принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета; установлены новые требования к главным бухгалтерам; изменен состав и порядок представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отменена обязанность по применению унифицированных форм первичных учетных документов и др.* Изменения затронули и регистры бухгалтерского учета.
Напомним, что регистры бухгалтерского учета – это вид бухгалтерских документов, предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Бухгалтерские регистры – это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.
Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:
| Счет | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | ||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит |
| 01 | |||||
| … | |||||
| 99 | |||||
| Итого |
Примеры отраслевых стандартов
Выпуская новый отраслевой стандарт, Банк РФ размещает его на своем официальном сайте. Кроме уже утвержденных, там содержатся проекты стандартов, готовящихся к экспертизе. Относительно каждого из опубликованных Положений Банк России публикует специальные разъяснения и инструкции. Приведем примеры самых «свежих» новинок отраслевых стандартов от Банка РФ.
- Отраслевые стандарты для некредитных финансовых организаций (НФО):
- для деятельности по договору доверительного управления имуществом (№505-п от 18 ноября 2015 года);
- для операций с резервами, отражающими оценочные и условные обязательства некредитных организаций (№508-п от 03 декабря 2015 года);
- учет бухгалтерией производных финансовых инструментов (№488-п от 04 сентября 2015 года);
- бухгалтерский учет доходов, расходов, прочего совокупного дохода (№487 от 04 сентября 2015 года);
- порядок составления бухгалтерских отчетных документов (№526-п от 28 декабря 2015 года);
- порядок составления финотчетности участников рынка ценных бумаг и различных инвестиционных фондов, торговых организаторов и контрагентов, агентств кредитного рейтинга и кредитных историй, брокеров по страховкам (№532-П от 03 февраля 2021 года) и др.
- Отраслевые стандарты для страховых организаций:
- порядок составления документов для отчетов бухгалтерии (№526-п от 28 декабря 2015 года);
- операций по ведению страховой деятельности (№502-п от 05 ноября 2015 года);
- бухучет в российских страховых организациях и обществах взаимного страхования (№491-П 04 сентября 2015 года) и др.
- Отраслевые стандарты для кредитных финансовых организаций (КФО):
- правила начисления и выплаты вознаграждений персоналу КФО (№465-п от 15 апреля 2015 года);
- особенности выполнения требований по резервам (№554-п от 20 октября 2021 года);
- учет основных средств, недвижимости, активов, которые временно не эксплуатируются, запасов, предназначенных на продажу и полученных в качестве залога или отступного (№448-п от 22 декабря 2014 года);
- требования по осуществлению хеджирования (№525-п от 28 декабря 2015 года) и др.
Порядок отражения хозяйственных операций
Вся информация, которая вносится в регистры бухгалтерского учёта, должна быть отражена правильно и в полном объеме. Если в документе допущена механическая или математическая ошибка, то исправляется она определённым способом:
- составляется дополнительная бухгалтерская проводка;
- сторнируется запись;
- корректируется запись.
Если в регистре была допущена ошибка не связанная с корреспонденцией счетов и итоговыми суммами, то она может быть правильна коррекцией записи. Для этого одной тонкой чертой перечёркивается неправильная запись, а рядом указывается точная информация. В нижней части документа указывается запись «исправленному верить», после чего ставится дата и подпись. Такой способ исправления данных используется в бухгалтерских справках, пояснительных записках к бухбалансу. Если ошибка в реестре была допущена ошибка в корреспонденции счетов, то применить нужно метод «красное сторно». Данный метод заключается в следующем:
- работник бухгалтерии чернилами красного цвета дублирует ошибочную корреспонденцию, а затем чернилами синего цвета указывает верную проводку.
Если в реестре была неправильно указана сумма, а проводка правильно, то можно для исправления использовать метод дополнительных проводок. При применении данного метода следует отразить неучтенные данные в такой же корреспонденции.
Корректирование внесённых данных
Должностные лица, уполномоченные вносить данные в реестры и подписывать их, несут ответственность за отражение всех бухгалтерских операций. Они же отвечают и за детальное фиксирование информации на счетах.
Важнейшее условие хранения регистров – обеспечение защиты от доступа сторонних лиц. Также нужно обезопасить документы от внесения нелегальных корректировок
.
Важно! Процесс исправления имеющихся ошибок и неточностей обязательно проходит в предписанной форме. Само мероприятие должно быть обосновано и подтверждено подписями тех людей, кто имеет право вносить изменения. В конце процедуры всегда указывается дата корректировки.
Примечание 2.
Разглашение сведений, которые есть в регистрах и запрещены к распространению, подразумевает ответственность перед законом.
Функции аналитических счетов
Аналитические счета используются для детализации информации.
В зависимости от специализации предприятия учет может вестись в разрезе трудовых и денежных измерителей, натуральных показателей, отдельных операций, обязательств или видов имущества.
Примером синтетического счета, по которому ведется большое количество аналитических счетов— счёт 10 «Запасы» и 41 «Товары».
Также распространённым примером считается счёт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Рассмотрим счет 41 «Товары».
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета он разбивается на следующие субсчета:
- 41.01— товары на складах организации;
- 41.02 — товары в розничной торговле;
- 41.03 — тара под товаром и порожняя;
- 41.04 — покупные изделия.
Далее внутри каждого субсчета происходит детализация по аналитическим счетам, например:
- 41.04 «Покупные изделия» — субсчет бухгалтерского учета;
- Ткань х/б, ситец, фланель — аналитический счет.
Таким образом, аналитическим счетом в этом случае будет характеристика и обозначение вида имущества.
Далее может углубляться его характеристика по другим параметрам например по цвету или по ширине полотна.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Какими бывают регистры
Виды регистров, присутствие которых необходимо в бухгалтерском учёте, установлены приказом №94 МФ РФ от 31.10.2000.
| № журнала-ордера | № бухгалтерского счёта | Необходимая информация |
| 1 | 50 | Поступления и расходы средств в кассе |
| 2 | 51 | Расчётные счета |
| 3 | 55 | Информация о движении средств по банковским счетам |
| 4 | 66, 67 | Расчёты по займам |
| 5, 5А | 20–99 | Расходы |
| 6 | 60 | Расчёты, проводимые при работе с поставщиками |
| 7 | 71 | Расчёты с подотчётными лицами |
| 8 | 60, 62, 68, 76 | Расчёты, проводимые с клиентами, дебиторами и кредиторами |
| 9 | 79 | Внутренние расчёты |
| 10 | 20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97 | Расходы, касающиеся налогов, зарплат, недодач |
| 11 | 40, 41, 43, 45, 46, 62, 90 | Продукция и товары |
| 12 | 86 | Финансирование |
| 13 | 01, 02, 80 | Фонды, амортизация, уставной капитал |
| 14 | 14 | Сельскохозяйственная тематика, т. е. информация о животных, их питании и прочем. |
| 15 | 84, 98, 99 | Нераспределенная прибыль, а также расчёт движения денежных средств в будущем |
| 16 | 07, 08 | Оборудование |
Какие сведения отражаются в форме?
До 2013 года использовалась единая для всех хозяйствующих субъектов форма регистра. Все юридические лица обязаны были соблюдать установленный образец. Сегодня же обстоятельства несколько иные.
То, как выглядит регистр, определяется руководителями организаций. Однако всё равно есть общие требования
. Обязательно в документе есть:
- заголовок (название);
- наименование учреждения;
- временной отрезок, на протяжении которого вёлся данный бухгалтерский регистр;
- классифицированные объекты учёта;
- денежный знак конкретной операции;
- должности тех лиц, которые ответственны за ведение документа, и их реквизитные данные.
Что такое регистры бухгалтерского учета — формы и виды Регистры бухгалтерского учета: что это, перечень, для чего предназначены и примеры
Рекомендация Р-62/2015-КпР «Отражение фактов хозяйственной жизни по поступившим в следующем отчетном периоде первичным учетным документам»
название хозяйствующего субъекта, заполняющего регистр;.
Книгу учета доходов и расходов мы отнесли к формам бухгалтерского учета, хотя в статье 346.
На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя малого предприятия и лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета, а также оттиском печати организации. В соответствии с Приказом 94н, изданным Министерством Финансов РФ года, субъекты предпринимательской деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать соответствующую отчетность, должны заполнять следующие виды регистров. Рассмотрим классификацию реестров по внешнему виду.
Кто должен писать документацию?
Кто пишет техническую документацию — Обычно разработкой ТЗ занимается аналитик. Именно он общается с заказчиком / заинтересованным лицом и выявляет у него требования. В сложных случаях к процессу можно привлечь менеджера проекта, разработчиков, тестировщиков и других специалистов.
Чем сложнее проект — тем больше требований к документации. Серьезные заказчики из крупных корпораций и госсектора требуют составлять документацию в соответствии с ГОСТами, а это задача очень трудоемкая, требующая внимательности к деталям и постоянной вовлеченности в процесс. И это не только ТЗ, но и технический проект, полностью описывающий все используемые в разработке решения, подходы и методологии.
На него также распространяются ГОСТы. Подготовкой такой документации должен заниматься специалист — технический писатель. Для крупных проектов иметь в штате технического писателя просто необходимо. Разработка решений для крупных заказчиков может длиться год и более, это довольно долгий срок.
- За это время возникает достаточное количество изменений, провоцирующих обновление документации.
- Кроме того, любая долгосрочная разработка ПО предполагает развитие.
- В этом случае актуальная техническая документация позволит снизить риски, закладываемые в работу исполнителей.
- Исключение может быть сделано для представителей госсектора.
Таким организациям необязательно иметь в своем штате специалистов соответствующего профиля, так как при возникновении необходимости всегда можно обратиться к профессионалам, которые выполнят качественно свою работу.
Документы и документооборот в бухгалтерском учете. Правила 2022 года
Автор
Ольга Антошина
главный методолог аудиторской компании ООО АК «Аудит-ЭЛ», налоговый консультант, сертифицированный бухгалтер-практик SIP/SIPA, бизнес-тренер по программам МБА, аттестованный преподаватель ИПБ России, к. э. н., доцент
С 1 января 2022 года вступает в силу приказ Минфина России от 16.04.2022 N 62н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2022 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”». Однако, организация может принять решение о применении Стандарта до указанного срока, отразив данное решение в учетной политике.
При рассмотрении данного документа необходимо учитывать и мнение Минфина, выраженное в информационном сообщение от 10.06.2022 N ИС-учет-33 «Новая редакция правил о документах и документообороте в бухгалтерском учете».